Open call: Digitalisering af Frihedsmuseets fotoarkiv

| 0 comments

Frihedsmuseet fotoarkiv bestående af ca. 60.000 historiske fotografier skal digitaliseres og Frihedsmuseet ønsker med dette indlæg at invitere relevante leverandører til at byde på opgaven.

Baggrund

Frihedsmuseet modtog i august 2013 4 mio. kr. af Kulturministeriet til digitalisering af museets arkiv. Projektet er godt undervejs og det er nu tid til at håndtere museets billedarkiv og sikre de fremadrettede muligheder for at tilgængeliggøre materialet på nettet.

(Bemærk at digitalisering af fotoarkivet kun udgør en delmængde af det samlede projekt).

Det formelle krav til udbudsprocessen, er, at museet indhenter mindst to tilbud på opgaven. Disse skal naturligvis kunne udformes på baggrund af lige adgang til informationer om projektet for alle eventuelle leverandører. I nærværende blogpost publiceres disse informationer, og der sendes adviceringer om evt. opdatering af udbudsmaterialet ud til alle interesserede leverandører – såfremt disse har udfyldt nedenstående formular.

Formen er med stor succes afprøvet tidligere ved museet – se evt her.

Processen

  1. Udbudsmaterialet publiceres i denne blogpost
  2. Interesserede leverandører bedes udfylde følgende formular: http://goo.gl/g0b545
  3. Frist for indsendelse af spørgsmål til opgaven: 17. november
  4. Sidste opdatering af udbudsmaterialet her på bloggen: 20. november 2014
  5. Frist for indsendelse af tilbud: 1. december 2014
  6. Frist for indgåelse af kontrakt med valgt leverandør: 17. december 2014
  7. Gennemførsel og levering skal primært ske i første halvdel af 2015

Spørgsmål og kommentarer kan sendes pr. mail til Nationalmuseets digitaliseringsansvarlige Jacob Wang – jacob.wang@natmus.dk

Svar vil blive tilføjet i denne blogpost, således at alle interesserede leverandører til enhver tid har adgang til de samme oplysninger om projektet.

Vi ønsker en hurtig proces og planlægger at indgå kontrakt med den valgte leverandør inden årets udgang.

Beskrivelse af materialet

1. Det fysiske arkiv

Frihedsmuseets fotoarkiv omfatter omkring ca. 60.000 aftryk. Aftrykkene varierer i størrelse fra kontaktaftryk (24 * 36 mm) til 18 * 24 cm. Et mindre antal større fotostater opbevares særskilt.

Aftrykkene op til 18 * 24 cm opbevares i fotolommer i tilsvarende format med fast bagside (pap eller plastic) og helt eller delvis gennemsigtig forside (pergamyn eller plastic).

fotolomme

Eksempel på fotolomme indeholdende flere fotos.

En fotolomme kan indeholde flere aftryk af den samme optagelse. Kun den bedste af disse skal digitaliseres.

Fotokuverterne bærer på forsiden en etiket med kuvertens pladssignatur i arkivet angivet med 10 karakterer i fire grupper, i eksemplet 10C.02.03.033:

fotokuvert-forsideetiket_pladssignatur

Pladssignaturen er aflæselig som stregkode. Ved de hidtil foretagne digitaliseringer er den benyttet som filnavn for det scannede billede uden adskillende punktummer: 10C0203033.tif.

Fotokurverterne bærer på bagsiden en etiket med informationer om fotografiet i kuverten.
Disse etiketters udseende har ændret sig over årene, jf. de nedenfor viste eksempler, sådan at etiketter af lidt forskelligt udseende vil optræde blandet mellem hinanden inden for den samme emnegruppe.

bagside-etiket

Etiketterne på bagsiden af fotokuverterne rummer den primære – og ofte den eneste – registrering af billedets motiv, fotograf, datering etc.

bagside-etiket-med-håndskrift

Maskinskrevet bagsideetiket med håndskrevne tilføjelser: Etiketterne på de ældre fotolommer vil ofte bære håndskrevne tilføjelser, til dels i en svært læselig skrift. som stammer fra Frihedsmuseets tidligere fotoarkivar Leif Rosenstock.

bagside-etiket-fra-database

Bagsideetiket udprintet fra database.

Beskrivelse af opgaven

1. Digitaliseringen

Der ønskes minimum to digitale filer fra hver kuvert:

  • Den ene af fotografiet
  • Den anden af etiketten på bagsiden af kuverten
  • Evt. yderligere filer i fald der (i sjældne tilfælde) er flere bilag i kuverterne

Skilleblade og etiketten på forsiden med pladssignaturen skal ikke scannes.

2. Fotografiet

Fotografierne skal udtages af kuverten, og er der flere aftryk, skal det bedst egnede udvælges til scanning. Ikke sådan at forstå, at der skal foretages en meget nøje granskning for at udvælge det absolut bedste. Men et hurtigt skøn for at sikre, at det valgte aftryk fremtræder så klart og skarpt som muligt. Det aftryk, der lægges til grund for scanningen, skal vise hele motivet. Det må ikke være beskåret til et udsnit.

Filen navngives med billedets pladssignatur, sådan som denne fremtræder på forsideetiketten oven over stregkoden (evt. aflæst med stregkodelæser), men uden adskillende punktummer. Jf. eksemplet på s. 1: 10C0203033.tif.

3. Bagsideetiketten

Filen navngives med samme filnavn som fotografiet efterfulgt af -1. Eksempelvis 10C0203033-1.tif

Det kan forekomme (ret sjældent), at der i fotokuverterne er indlagt bilag, f.eks. et ledsagebrev eller en skitse, som angiver navne og placering af personerne på et gruppe-billede. Disse bilag ønskes ligeledes digitaliseret og navngivet med 10C0203033-2, 10C0203033-3 osv. alt efter antallet af sider.

4. Navngivning af filer

  • Fotografi: 10C0203033.tif (jf. pladsetiket på forsiden af fotolommerne).
  • Bagside-etiket: 10C0203033-01.tif
  • Evt. bilag i kurvert: 10C0203033-02,03,04(osv).tif

Ønsket resultat

  • Digitalisering af ca. 60.000 fotos (minimum 600 DPI, farve, ukomprimeret .tif) og 60.000 etiketter (minimum 300 DPI, farve, ukomprimeret .tif)
    • Der skal anvendes scannere til digitalisering, ikke kameraer
    • Der skal ske opretning og beskæring af digitale filer (anfør venligst pris på opretning og beskæring af fotografier og etiketter særskilt)
  • Metadata fra etiketter
    • OCR-læst (venligst anfør vurderet genkendelsesgrad med udgangspunkt i ovenstående eksempler)
    • Leveres i regneark struktureret med billed-ID i første kolonne og metadata fra etiketter ordnet i kolonner
    • Relation mellem digitale filer fotos og dertilhørende metadata (etableres gennem filnavn og post-ID i regneark)
  • Evt. adgang til værktøj, hvori museets medarbejdere kan foretage den nødvendige manuelle korrektur af OCR-læst information – beskriv venligst værktøjets kvaliteter i relation til en effektiv arbejdsproces.
  • Tilbuddet skal baseres på estimeret stk-pris pr. scanning. Evt. prisforskel ved scanning af fotos i 600 DPI og etiketter i 300 DPI skal frremgå
  • Mulighed for evt. on-site digitalisering i Frihedsmuseets arkiv skal beskrives. Er der mulighed for at spare transport etc. ved at foretage scanningen i arkivet? Er der mulighed for at museets medarbejdere kan bidrage til arbejdet for derved at nedbringe omkostninger til leverandøren?

 

 

Skriv et svar

Required fields are marked *.